Tiedon alkulähteellä: Kirjaaminen ja tiedolla johtaminen

Tämä blogikirjoitus on jatkoa edellisille kirjoituksille

'IT-projekti' on hyvässä etenemisvauhdissa ja virtuaaliset seinät ovat tulossa sekä hoitoyksiköihin että hallintoon. Virtuaaliseinien ohella projektissa ollaan luomassa esimerkiksi automatisoituja raportteja jäsenkunnille sekä automatisoidut, säännölliset tiedonsiirrot THL:n tietovarastoon. Aikaisemmin tietojärjestelmien pääkäyttäjät ovat näitä tietoja poimineet suoraan järjestelmistä kuukausittain ja yhdistelleet Excelissä taulukkopohjiin. Ongelmaksi on havaittu, ettei kaikkea toimintaa ei ole kirjattu siten, että datasta saisi helposti vertailukelpoisia tilastotietoja raportteja varten.

Kuvitteellisen terveydenhuollon organisaatiossa on karkeasti jaoteltuna neljänlaisia hoitoyksiköitä: leikkaus- ja toimenpideyksiköt, poliklinikat, vuodeosastot ja päivystyspoliklinikka. Haasteena tiedon käytölle on se, että eri tyyppisissä yksiköissä on käytössä eri tietojärjestelmät. Runkona on käytössä potilastietojärjestelmä A ja potilaskertomusjärjestelmä D. Lisäksi leikkaus- ja toimenpideyksikössä on tietojärjestelmänä B ja päivystyksessä toiminnanohjausjärjestelmä C.

Tiedolla johtamisen asiantuntija, kokenut sairaanhoitaja, päättää aloittaa päivystyspoliklinikasta. Päivystyksessä potilastietojärjestelmään A kirjataan lähinnä vain potilaan tiedot. Varsinaiset päivystyksessä suoritetut toimenpiteet kirjataan toiminnanohjausjärjestelmään C ja potilaskertomusjärjestelmään D osittain rakenteisessa muodossa, mutta valtaosin vapaamuotoisena tekstinä saneltuna. Potilaskertomusjärjestelmä D:stä siirtyivät rakenteisessa muodossa olevat tiedot järjestelmään A, mutta toiminnanohjausjärjestelmästä C ei tietoa siirry. Rakenteisessa muodossa olevat tiedot ovat määrämuotoisia tietokenttiä, diagnoosi- ja toimenpidekoodeja sekä muita tietoja, jotka voidaan kirjata määritellyllä koodilla, numerolla tai valita luettelosta. Päivystyksestä voitaisiin raportoida lähinnä potilasmääriä, ajankohtia ja tulosyitä, mutta ei suoritettuja toimenpiteitä. Itse toiminta jää siis näkymättömiin, jos järjestelmien A ja C välillä ei saada tietoa siirtymään tai toimenpiteitä ei kirjata järjestelmään A. Asiantuntija päättää selvittää integraatiomahdollisuuksia järjestelmien välillä, jotta rakenteisessa muodossa oleva tieto saataisiin käyttöön tiedolla johtamista varten. Kaksinkertaisessa kirjaamisessa eri järjestelmiin ei ole järkeä.

Leikkaus- ja toimenpideyksikön osalta homma onkin helppoa, pohtii asiantuntija. Kirjaamiseen on panostettu pitkään ja järjestelmätkin on jo integroitu keskenään; tarvittava tieto siirtyy jo tietojärjestelmästä B potilastietojärjestelmään A. Tämä vähentää kirjaamisessa syntyneitä ristiriitaisuuksia, koska kirjaaminen tehdään vain kertaalleen. Säästyneen työajan avulla kirjaaminen voidaan tehdä kerralla kunnolla. Myös vuodeosastoilla kirjaamisen käytännöt ovat yhtenäistetty ja tarvittava tieto on saatavilla rakenteisessa muodossa.

Viimeiseksi jääkin sitten poliklinikat, joita organisaatiossa riittää, alle kymmenen työntekijän yksiköistä usean kymmenen ammattilaisen yksiköihin. Poliklinikoiden toiminta on pääsääntöisesti käyntejä, joissa asiakas saapuu lähetteen perusteella poliklinikalle, tapaa käynnin aikana terveysalan ammattilaisia yhden tai useamman kerran ja on erilaisten tutkimusten tai toimenpiteiden kohteena. Jos käynti kirjataan yhtenä tapahtumana, voivat muut tapahtumat jäädä kokonaan huomiotta. Tämä voi vääristää raportointia ja johtaa esimerkiksi talousarviosuunnittelun yhteydessä vääriin johtopäätöksiin. Sen vuoksi asiantuntija, poliklinikoiden osastonhoitajat sekä potilastietojärjestelmän pääkäyttäjä päättävät kirjata kaikki suoritetut tutkimukset ja toimenpiteet rakenteisessa muodossa potilastietojärjestelmään. Varsinainen poliklinikkakäynnin päätapahtuma kirjataan päätoimenpiteenä, muut sivutoimenpiteinä ja tutkimuksina.

Mutta... Koska poliklinikoiden toimenpiteet eroavat toisistaan, kaikki ratkaisut eivät sovi jokaiseen yksikköön. Keskustelussa nousee esille yksikkö, joissa käyntien toimenpiteitä voi olla suorittamassa useammalla mahdollisella kokoonpanolla sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisia, erilaisissa asiakastilanteissa kestoaikojen vaihdellessa. Tähän yksikköön päätetään lisätä tietojärjestelmään lisätoimenpiteiden kirjaamismahdollisuus, jolloin käynnin yhteyteen voidaan tarkentaa lisätietoina esimerkiksi tieto siitä, että suorittajana oli fysioterapeutti-sosiaalityöntekijä-työpari, tapahtuma oli ryhmämuotoinen tilanne, jossa oli alle viisi osallistujaa ja kestoaika oli 46-60 minuuttia. Näin saatiin kuvattua myös tämän poliklinikan toiminta halutulla tarkkuudella niin virtuaaliseinällä kuin raporteilla. Haasteena on enää ohjeistaa se, missä järjestyksessä lisätoimenpidekoodit täytyy syöttää järjestelmään, jotta tietovarastoasiantuntijan on helpompi rakentaa tiedoista raporttipohjat ja virtuaaliseinät.

Nyt kun on sovittuna, kuinka kirjaamista kehitetään, seuraava isompi haaste onkin saada kaikki tietojärjestelmissä esiintyvät koodit ja nimikkeet yhdenmukaisiksi. Organisaatiokoodit päivittyvät onneksi vain lähinnä vuoden vaihtuessa, mutta diagnoosi- ja toimenpidekoodeissa muutoksia tapahtuu useammin. Eiköhän tähänkin löydy ratkaisu, jotta koodistot olisivat aina ajan tasalla ja yhdenmukaisia organisaation kaikissa tietojärjestelmissä. Projektipäällikkö taisikin mainita jossakin yhteydessä termin 'master data management', liekö siitä ratkaisu asiaan, pohtii tiedolla johtamisen asiantuntija leimatessaan itseään ulos työpäivän päätteeksi.

Matti Oikarainen

Tietojohtamisen Verkosto ry:n hallituksen varajäsen

Projektisuunnittelija, laatuvastaava, LSHP