Tiedolla johtaminen ei leviä ilman muutosjohtamista
Olipa kerran sairaala, joka päätti hankkia toimittajalta IT-ratkaisun hoitohenkilökunnan tarpeisiin. Määrittelytyötä käytiin tietohallintovetoisesti ja hoitoyksiköiden näkemyksiä kuultiin kahdessa työpajassa. Määrittelyn jälkeen valittiin toimittaja, joka kehitti ratkaisun tarkasti teknisten spesifikaatioiden mukaan ja implementoi sen sairaalan työasemille sovitusti. Tämän jälkeen henkilökunnalle ilmoitettiin, että ratkaisu löytyy jokaisen omalta työkoneelta: "Ei muuta kuin kovaa käyttöä!" Puolen vuoden päästä projektiryhmä kokoontui tutkimaan työn tuloksia. Ensimmäisiä päiviä lukuun ottamatta kukaan ei ollut käyttänyt ratkaisua. Ratkaisu ajettiin vähin äänin alas ja siirryttiin ratkaisemaan uusia haasteita. Kuulostaako tutulta?
On klassinen virhe unohtaa, että IT-ratkaisu mahdollistaa asioita vain, jos organisaatio ja sen ihmiset ovat valmiita niitä hyödyntämään. Tämän valmiuden rakentaminen vie aikaa ja rahaa eli niitä asioita, jotka on valitettavan usein budjetoitu täysimääräisesti vain ja ainoastaan itse IT-ratkaisun kehittämiseen.
IT-ratkaisun jalkauttaminen on muutenkin teema, jonka eri tahot olettavat usein olevan toisen vastuulla: ratkaisun ostava organisaatio olettaa, että toimittajan implementointityöhön kuuluu jalkautus, kun taas toimittaja olettaa, että jalkautus kuuluu ostavalle organisaatiolle, "joka kuitenkin parhaiten henkilöstönsä tuntee ja on ratkaisun ylipäänsä tilannut". Lopputuloksena jalkautusta ei aidosti edistä kukaan ja suunnitellut loppukäyttäjät voivat vain ihmetellä, että mitä uutta teknologiaa heille tällä kertaa yritetään tuputtaa edellisten jatkoksi.
Vaara on todellinen myös tiedolla johtamisen kehitysprojekteissa. Myös IT-ratkaisuja hyödyntävä tiedolla johtaminen törmää näkymättömään seinään, jos muutoksien läpivientiin ei panosteta ja niitä ei ole mietitty hyvissä ajoin. Jokainen muutos on erilainen, mutta olemassa olevia viitekehyksiä kannattaa hyödyntää vähintäänkin muistilistamaisesti. Yksi tunnetuimpia muutosjohtamisen viitekehyksiä on John Kotterin 8-vaiheinen muutoksen malli:
1. Luo kiireellisyyden tunne (Create urgency)
2. Muodosta vaikutusvaltainen tiimi (Form a powerful coalition)
3. Laadi visio muutokselle (Create a vision for change)
4. Viesti visiosta (Communicate the vision)
5. Voimaannuta toimintaan (Empower action)
6. Luo pikavoittoja (Create quick wins)
7. Vakiinnuta ja kehitä edelleen (Build on the change)
8. Juurruta muutos kulttuuriin (Make it stick)
Seuraavassa blogikirjoituksessa käydään läpi, kuinka tätä mallia voi hyödyntää tiedolla johtamisen kehitysprojektin tukena.
Emil Ackerman
Tietojohtamisen Verkosto ry:n hallituksen jäsen
Tietoarkkitehti, PSHP